إدارة الوقت واستثماره - أهمية الوقت في حياتنا

 

يمكن أن تساعدك استراتيجيات إدارة الوقت على العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة ، ولكنها يمكن أن تساعدك أيضًا على العمل بشكل أكثر ذكاءً. باستخدام الأدوات والاستراتيجيات التي تساعدك على إدارة عبء العمل لديك ، يمكنك التركيز على المهام الأكثر أهمية وتجنب الانحرافات.

بعد كل شيء ، تستغرق الوظيفة النموذجية من 9 إلى 5 حوالي ثماني ساعات لإكمال كل شيء في قائمة المهام الخاصة بك. ولكن عندما نخصص وقتًا للإجازات والاجتماعات والمحادثات والمشتتات وتبديل المهام ، يتبقى لدينا وقت أقل بكثير.

أنت تصوغ اقتراحًا وتنجذب إلى اجتماع قبل الانتهاء منه ، أو تقوم بتعديل عمل أحد أعضاء الفريق بشكل غير متوقع ، أو تتحقق من هاتفك بحثًا عن سيل من الرسائل والمهام. تمر الساعات ، وتبدو المواعيد النهائية شاقة ، وأنا جائع ومشتت ومتعب.

لذلك دعونا نلقي نظرة على كيفية تنفيذ استراتيجيات إدارة الوقت المختلفة وكيف يمكن للقادة تعزيز مهارات وممارسات إدارة الوقت داخل مؤسساتهم.

لماذا تعتبر استراتيجية إدارة الوقت مهمة؟

لا يؤدي سوء إدارة الوقت إلى زيادة صعوبة العمل فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى زيادة التوتر. من بين 1049 أمريكيًا شملهم الاستطلاع من قبل مؤسسة غالوب ، يشعر 41٪ أنه ليس لديهم الوقت الكافي لفعل ما يريدون ، ونسبة مماثلة تشعر بالقلق حيال ذلك.

مع هذه الساعات المحدودة وكمية العمل غير المحدودة على ما يبدو ، تعد استراتيجية إدارة الوقت أداة مهمة لتحسين إنتاجية الموظف وتركيزه. لكن الأفراد ليسوا وحدهم من يستفيدون.

تشير شركة الاستشارات العالمية McKinsey إلى أن المؤسسات بدأت تلعب دورًا أكبر في كيفية تطوير الموظفين لمهاراتهم في إدارة الوقت. إنه متجذر بعمق في هيكل وثقافة الشركة. "

وفقًا لماكينزي ، يقول 85٪ من الأشخاص الذين يصفون أنفسهم بأنهم مديرو وقت فعّالون إنهم يحصلون على مساعدة في جدولة وقتهم وتخصيصه. من خلال تدريب الفرق على استراتيجيات إدارة الوقت ، وتطوير تقنيات الاتصال ، وإشراكهم في العمل الذي يعرض نقاط قوتهم ، يمكن للمنظمات تسخير إمكانات موظفيها بشكل أفضل.

اقرا أيضا اكثر الأسئلة انتشارا في مقابلة العمل

كيفية إعداد استراتيجية فعالة لإدارة الوقت

تتلخص إدارة الوقت في مجموعة من الاستراتيجيات والتقنيات التي تساعدك على تحديد الأولويات عن قصد وتقليل الانحرافات والتركيز على النتائج. كل منها له فوائده الخاصة ويساعدان معًا فريقك على العمل بأقصى قدر من الكفاءة.

ضع خطة وقم بتوصيلها إلى الفريق

يقول دانييل داولينج ، مدرب التحسين الذاتي ، إن قضاء 10 إلى 30 دقيقة في التخطيط لمهامك اليومية أو الأسبوعية يمكن أن يزيد من إنتاجيتك. يمكن تطبيق هذا المبدأ نفسه على مستوى الفريق. تقع على عاتق قائد الفريق مسؤولية التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة ، وأن لديهم خطة تحديد الأولويات للإشارة إليها ، وإبقاء أعضاء الفريق الفرديين على المسار الصحيح للعملية.

يجب على القادة أيضًا إنشاء قنوات اتصال لمشاركة التقدم عبر المشاريع طويلة الأجل أو قصيرة الأجل. كما توصي خبيرة الإنتاجية مورا توماس بتوفير إرشادات وتوقعات واضحة لكيفية استخدام الفرق لها.

إن ضمان امتثال فريقك واطلاعه على الأمور لا يقتصر على مجرد تحسين إدارة الوقت. وجدت دراسة أجرتها شركة Mitel للاتصالات السلكية واللاسلكية أن الموظفين يقضون أكثر من ثلثي وقتهم في التواصل والتعاون والتواصل مع بعضهم البعض ، وفقدوا ما يقرب من 15٪ من وقت عملهم بسبب التواصل غير الفعال.

تطوير الهيكل مع السماح بالمرونة

انظر إلى النتائج التي يريد فريقك تحقيقها وتعزيز استراتيجية إدارة الوقت الخاصة بك لمساعدة موظفيك على الوصول إلى تلك الأهداف بطريقة توفر الهيكل والمرونة. يكشف البحث عن زيادة بنسبة 5٪ في الإنتاجية وزيادة بنسبة 7٪ في المبيعات لموظفي التجزئة المحددين مسبقًا في Gap ، مما يشير إلى وجود صلة بين الاستقرار والإنتاجية. لكن في الوقت نفسه ، يتوق العديد من الموظفين إلى المرونة. قال 52 ٪ من الموظفين الذين شملهم استطلاع Slack أنهم يريدون العمل في مكان يتحسن فيه العمل دائمًا.

من الواضح أن الشركات المختلفة لها احتياجات مختلفة. ومع ذلك ، يجب على القادة العمل مع موظفيهم لإنشاء عمليات تعمل لصالح الجميع.

امنح الموظفين رأيًا في كيفية إنجازهم لمهامهم من خلال إعطاء الأولوية للنتائج. يمكنك إنشاء العملية الخاصة بك إذا كنت تعرف ما يجب القيام به.

عندما يكون ذلك ممكنًا ، ضع توقعات لفريقك بدلاً من المواعيد النهائية. يمكن إنجاز العمل الجيد دون قيود زمنية.

توضيح الأهداف العامة للمنظمة وربطها بالمهام الفردية المباشرة. يتيح لك ذلك معرفة مدى ملاءمة الجميع للخطة الأكبر.

تطوير العمل الجماعي والدعم

يقول توماس إن الافتقار إلى مهارات إدارة الوقت ليس هو الشيء الوحيد الذي يمنع الموظفين من زيادة إنتاجيتهم. بدلاً من ذلك ، إنها قضية ثقافية أوسع يتم تعزيزها أحيانًا من قبل القيادة العليا.

لقد حددنا العديد من الطرق التي تخلق بها المنظمات والقادة بيئات مهملة وغير منتجة ، مثل توقع أن يكون أعضاء الفريق متصلين بالإنترنت طوال الوقت أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة. الأهم من ذلك ، "يكافح العديد من الموظفين لإدارة وقتهم واهتمامهم ، ولكن ما لم يعالج القادة القضايا الثقافية الأساسية ، فلن تدوم الحلول." 24 ساعة على مدار العام لا تتوقع مراقبة البريد الإلكتروني على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، ولكن يجب أن يملأ أحد أعضاء الفريق الموثوق به في حين أن جميع الموظفين بعيدون. بهذه الطريقة ، عندما يكون الموظف خارج الخدمة ، يمكن أن يكون خارج الخدمة تمامًا. يؤدي وجود وكيل موثوق به إلى أكثر من مجرد تحسين الإنتاجية. كما أنه يساعد على منع الإرهاق والإرهاق ويقلل من معدل دوران الموظفين المكلف.

اقرا أيضا ما هي إدارة الموارد البشرية؟ human resources

يمكن لإستراتيجية إدارة الوقت أن تحدث فرقًا حقًا

هل تعلم أن هذا الاقتراح لا يمكنك إكماله بسبب مقاطعة اجتماعاتك كثيرًا؟ أنت تحدد وقتًا في التقويم الخاص بك للتركيز على عملك ، لذلك لا يقرع أحد على مكتبك. وجود هدف واضح حتى لا يتم القبض عليك حتى في جولة التحرير الأخيرة. وبينما قد يستمر تدفق الرسائل في إضاءة هاتفك ، تذكر أن تأخذ وقتك وتكون محددًا بدلاً من الذعر.

يمكن للمزيج الصحيح من استراتيجيات إدارة الوقت أن يجعل المواعيد النهائية أقل صعوبة ، وأقل إرهاقًا ، وأكثر راحة في أخذ استراحة الغداء التي حصلت عليها بشق الأنفس.