يختلف دور السكرتير حسب القطاع وحجم صاحب العمل ومستوى الوظيفة، ومع ذلك فإن جميع وظائف السكرتارية تقريبًا ستشمل عنصرًا من كل من مهام وواجبات العمل النموذجية المدرجة هذه، وستتطلب كفاءات ومهارات سكرتارية أساسية.
هدف وظيفة السكرتير:
إن الهدف من وظيفة السكرتير هو الدعم الإداري الشخصي للإدارة والشركة، وذلك عن طريق إجراء وتنظيم الواجبات والأنشطة الإدارية بما في ذلك أن تتلقى المعلومات ومعالجتها.
مهام وواجبات ومسؤوليات الوظيفة الرئيسية
- إعداد وإدارة المراسلات والتقارير والوثائق
- تنظيم وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات وتجهيز السفر
- يعمل على توزيع محاضر الاجتماعات
- تنفيذ وصيانة أنظمة المكاتب
- يحافظ على الجداول والتقويمات
- ترتيب وتأكيد المواعيد
- تنظيم الأحداث الداخلية والخارجية
- التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الواردة والبريد والمواد الثانية
- إعداد وصيانة أنظمة إدارة المستندات
- إعداد إجراءات العمل
- جمع المعلومات
- الحفاظ على قواعد البيانات
- التواصل بالكلام وكتابة للرد على أي استفسار وتقديم المعلومات
- يتواصل مع جهات الاتصال الداخلية والخارجية
- يقوم بترتيب تدفق المعلومات داخليًا وخارجيًا
- تشغيل المعدات المكتبية
- إدارة اللوازم المكتبية
اقراء أيضا عن موضوع ما هو تخصص المحاسبة - Accounting
التعليم و الخبرة
- التدريب أو المؤهلات ذات الصلة
- المعرفة والخبرة بتطبيقات البرامج الخاصة بعمل السكرتاريا، بما في ذلك الجداول التي تخص البيانات وإدارة قواعد البيانات
- أن تكون لديه خبرة بالإجراءات الإدارية والكتابية
- معرفة مبادئ العمل
- يبرع في التهجئة وعلامات الترقيم والقواعد ومهارات اللغة الإنجليزية الأخرى
- خبرة مثبتة في إنتاج المراسلات والوثائق
- خبرة مثبتة في إدارة المعلومات والاتصالات
- سرعة الكتابة المطلوبة
الكفاءات الرئيسية
- أن تكون لديه مهاره بالاتصال الكلامي والكتابي
- انتبه للتفاصيل
- سرية
- التخطيط والتنظيم
- إدارة الوقت
- مهارات التعامل مع الآخرين
- توجيه خدمة العملاء
- مبادر
- الموثوقية
- تحمل الاجهاد
اقراء أيضا عن موضوع ما هي هندسة الحاسوب وما رواتبها
ما هي خبرات وصفات السكرتير الجيد:
حدد أصحاب العمل هذه الخبرات الـ5 الأولى على أنها يجب أن تكون لنجاح وظيفة السكرتارية.
- طرق اتصال ممتازة بما في ذلك أن تكون قادر على الاستماع بشكل صحيح من أجل الفهم الواضح والتعبير عن الذات بطريقة مهنية وفعالة، تتضمن مهارات الاتصال المكتوبة الجيدة استخدام القواعد والمفردات المناسبة وتنظيم المعلومات بتنسيق واضح.
- مهارات إدارة العمل بما في ذلك التخطيط الفعال وتوزيع مهام العمل، ويكون قادر على تحديد أهم الأعمال والوفاء بالمواعيد النهائية
- المبادرة والإدارة الذاتية بما في ذلك أن تكون الأول في حل المشكلات دون أن يُطلب منك ذلك
- الدقة والاهتمام بالتفاصيل بما في ذلك التدقيق والمراقبة الدقيقة لجميع مهام وعمليات العمل
- الالتزام بالحفاظ على السرية والالتزام بالمعايير الأخلاقية للشركة
وفي النهاية فإن راتب السكرتير المتوسط السنوي لراتب وظائف السكرتارية على الموقع في الولايات المتحدة هو 33328 دولارًا اعتبارًا من أغسطس 2022.
وفي الوطن العربي المتوسط الشهري لراتب يبدأ من 700 دولار
i تحرير وكتابة منصة وظيفة بلس - wazifa plus
0 تعليقات